Tietosuojaseloste
Tämä sopimusliite on osa Isännöitsijätoimisto Erkki Oksanen Oy:n ja asiakkaan Asunto Oy:n välistä isännöintipalvelusopimusta ja sitä sovelletaan 25.5.2018 alkaen. Sopimusliite ohittaa mahdolliset isännöintipalvelusopimuksessa olevat samaa asiaa koskevat sopimusehdot ja sen tarkoituksena on täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Henkilötietojen käsittely ja tietoturva
1) Tietosuoja-asetuksen mukaisella rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tilaajaa ja käsittelijällä isännöintiyritystä.
2) Isännöintiyritys varmistaa rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta. Taloyhtiön hallitus huolehtii omalta osaltaan siitä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalain mukaista (esimerkiksi huolellisuus henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja käsiteltäessä) kertoo havaitsemistaan tietosuojaan liittyvistä seikoista isännöintiyritykselle.
3) Rekisteröityjä henkilöryhmiä ovat pääasiassa asukkaat, osakkeenomistajat, yhtiön hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä tilin- ja toiminnantarkastajat. Isännöintiyrityksessä käsitellään pääasiallisesti seuraavia tilaajan rekistereihin liittyviä henkilötietoja:
- Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisten henkilöiden syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi
- Kunnossapito- ja muutostyörekisterit: osakkaan nimi, sähköpostisoite, osoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön henkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Asukasluettelo: nimi, syntymäaika tai tarvittaessa henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.
- Tiedot hallituksen jäsenistä ja tilin- tai toiminnantarkastajista: nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus, tilitiedot mahdollisen palkkion maksua varten
- Tämän lisäksi tilaajalla voi olla muita henkilörekistereitä kuten tallentava kameravalvonta tai sähköinen kulunvalvonta. Näiden osalta sovitaan tarvittaessa kirjallisesti erikseen henkilötietoihin liittyvistä toimenpiteistä ja menettelytavoista.
4) Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteessa ja sen päättymisen jälkeen siinä laajuudessa kuin isännöintisopimuksessa sovitun isännöintipalvelun sekä muiden sovittujen asiantuntijapalveluiden tuottamisen kannalta on välttämätöntä.
Palvelun päättyessä isännöintiyritys luovuttaa kaikki hallussaan olevat henkilötiedot taloyhtiölle sekä poistaa jäljennökset huomioiden lainsäädännöstä mahdollisesti seuraavat säilyttämisvelvoitteet. Isännöintiyritys voi omien oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi (esimerkiksi huolellisuusvelvoitteensa toteennäyttämiseksi) säilyttää henkilötietoja tarpeellisin osin.
5) Isännöintiyritys varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Isännöintiyritys toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, kuten ohjeistaa ja kouluttaa henkilöstönsä ja huolehtii käyttämiensä järjestelmien tietoturvasta
6) Isännöintiyrityksellä on oikeus käyttää alihankkijoita tehtäviensä toteuttamiseksi ja luovuttaa alihankijoille oikeus käsitellä henkilötietoja tarvittavalla tavalla. Alihankintana voidaan toteuttaa esimerkiksi kirjanpito- tai tietojärjestelmäpalveluita. Isännöintiyritys tiedottaa tilaajaa mahdollisista olennaisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä.
Tilaaja ja isännöintiyritys vastaavat kumpikin omista ja alihankkijoidensa toimista ja mahdollisista tietosuojaan liittyvistä laiminlyönneistä.
7) Isännöintiyritys ei siirrä käsittelemiään henkilötietoja Euroopan Unionin ulkopuolelle.
8) Taloyhtiöllä on oikeus erikseen sovittavalla tavalla kustannuksellaan suorittaa auditointi arvioidakseen tämän liitteen mukaisten tietosuojavelvoitteiden täyttämistä.
9) Isännöintiyritys avustaa tilaajaa rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa.
10) Isännöintiyrityksellä on oikeus mukauttaa henkilötietojen käsittelyperiaatteitaan myöhemmin syntyvää vakiintunutta tietosuojalainsäädännön tulkintaa tai ohjeistusta vastaavaksi.
11) Tämä sopimusliite on soveltuvin osin voimassa isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyyn liittyvän toiminnan loppuunsaattamiseksi huomioiden esimerkiksi tämän liitteen kohta 4). Tämä tarkoittaa myös aikaa, joka on tarpeen henkilötietojen palauttamiseksi taloyhtiölle ja henkilötietojen poistamiseksi tai lainsäädännöllisen velvoitteen täyttämiseksi.
Paikka ja aika Helsinki, 17.4 .2018
Allekirjoitukset Isännöitsijätoimisto Asunto Oy
Erkki Oksanen Oy